الدبلوم التدريبي في مهارات السكرتارية التنفيذية
مقدمة
تلعب السكرتارية التنفيذية دورًا جوهريًا في نجاح العمل الإداري للمؤسسات، إذ تمثل حلقة الوصل بين الإدارات المختلفة، وتُسهم في دعم اتخاذ القرار، وترتيب الأولويات، وتنظيم الوقت والملفات والاجتماعات. ولم تعد وظيفة السكرتير التنفيذي تقتصر على المهام التقليدية، بل أصبحت تتطلب كفاءة عالية في التعامل مع التكنولوجيا، والقدرة على التخطيط والتنظيم، ومهارات التواصل الفعال، والتمثيل المهني للمؤسسة.
يركز هذا الدبلوم التدريبي على تنمية المهارات الاحترافية للسكرتير التنفيذي في بيئة العمل الحديثة، من خلال تزويد المشاركين بالمفاهيم المتقدمة في إدارة المراسلات، تنظيم الاجتماعات، تنسيق الجداول، كتابة التقارير، التعامل مع الزوار والعملاء، بالإضافة إلى استخدام برامج الأوفيس وأدوات الدعم الإلكتروني بكفاءة. كما يتضمن البرنامج تدريبات عملية تفاعلية لتمكين المشاركين من أداء أدوارهم بكفاءة ومهنية عالية.
أهداف التعلم
- إتقان المفاهيم الحديثة للسكرتارية التنفيذية في بيئة العمل المؤسسي.
- تطوير مهارات إدارة الوقت، وتنظيم الملفات والمعلومات.
- استخدام تقنيات الكتابة الإدارية وتنسيق المراسلات الرسمية.
- تعلم تنظيم الاجتماعات وتوثيق المحاضر وإدارة الجداول.
- التعامل الفعال مع الزوار والعملاء وتقديم الصورة المهنية للمؤسسة.
- استخدام أدوات أوفيس وبرامج الدعم المكتبي لإدارة المهام اليومية.
مخرجات التعلم
- تنظيم وإدارة المكتب التنفيذي باحترافية عالية.
- إعداد وصياغة المراسلات والتقارير بطريقة مهنية.
- تنسيق جدول أعمال المدير وتحديد الأولويات.
- استقبال الزوار والعملاء بلباقة وتمثيل المؤسسة إيجابيًا.
- توظيف أدوات الأوفيس في تنفيذ المهام اليومية بكفاءة.
- المساهمة في تنظيم الاجتماعات ومتابعة قراراتها بفاعلية.
محاور الدبلوم التدريبي
مفاهيم السكرتارية الحديثة والاحترافية
- تعريف السكرتارية التنفيذية ومهامها المتطورة.
- الفرق بين السكرتارية التقليدية والتنفيذية.
- مواصفات السكرتير التنفيذي الناجح.
- الأدوار المحورية في دعم الإدارة العليا.
- مبادئ السرية والثقة والتمثيل الرسمي.
- تمرين تفاعلي: تحليل موقف تنفيذي واقعي.
تنظيم بيئة المكتب ومهارات إدارة الوقت
- تخطيط وتنظيم المكتب التنفيذي.
- تحديد الأولويات وجدولة المهام.
- التعامل مع ضغوط العمل المتعددة.
- فن إدارة الوقت واستغلاله بكفاءة.
- تنظيم الملفات الورقية والإلكترونية.
- تطبيق عملي: إعداد نظام أرشفة إلكتروني.
إعداد المراسلات الإدارية والتقارير
- أنواع المراسلات الإدارية (داخلية – خارجية).
- مهارات الكتابة الواضحة والمهنية.
- استخدام النماذج الرسمية للمخاطبات.
- كتابة التقارير الإدارية (التمهيد – المحتوى – التوصيات).
- صياغة المذكرات والتقارير المختصرة.
- تمرين عملي: إعداد نموذج مراسلة رسمية.
تنظيم الاجتماعات وإعداد المحاضر
- خطوات التخطيط للاجتماعات الرسمية.
- تنسيق جدول الأعمال وتوزيعه.
- إدارة الدعوات وتجهيز قاعة الاجتماعات.
- تسجيل المحاضر وتوثيق القرارات.
- المتابعة الفعالة بعد الاجتماع.
- نشاط تدريبي: محاكاة اجتماع رسمي وتوثيق مخرجاته.
مهارات الاتصال وخدمة العملاء
- مهارات الاستقبال والتواصل اللفظي والكتابي.
- التعامل مع الزوار بلباقة واحتراف.
- إدارة المكالمات الهاتفية الرسمية.
- أساليب التفاعل مع الأنماط المختلفة من العملاء.
- مهارات الاستماع النشط والاستجابة الفورية.
- تطبيق عملي: محاكاة موقف استقبال وتنظيم مواعيد.
التعامل مع المدراء والأنماط القيادية
- فهم شخصية المدير التنفيذي واحتياجاته.
- آداب الحوار والتواصل مع الإدارة العليا.
- مهارات تقديم المعلومات واتخاذ المبادرة.
- تنظيم جدول المدير اليومي والمهني.
- التعامل مع التوجيهات المتعددة وتنفيذها بدقة.
- تمرين تفاعلي: تنظيم أسبوع كامل للمدير التنفيذي.
استخدام برامج الأوفيس في السكرتارية التنفيذية
- برنامج Word: تنسيق النصوص والمراسلات.
- برنامج Excel: جداول العمل وتنظيم البيانات.
- برنامج PowerPoint: إعداد العروض والاجتماعات.
- Outlook: إدارة البريد الإلكتروني والتقويم والاجتماعات.
- تنظيم المهام عبر أدوات التخطيط الإلكترونية.
- ورشة عمل: تنفيذ مشروع إلكتروني متكامل.
الأرشفة وإدارة الوثائق إلكترونيًا
- نظم الأرشفة اليدوية والإلكترونية.
- تصنيف الوثائق الرسمية والسرية.
- حفظ النسخ الاحتياطية والتخزين السحابي.
- أمن المعلومات ومبادئ الحماية الرقمية.
- أدوات الأرشفة المؤسسية المعتمدة.
- نشاط عملي: بناء نظام أرشفة إلكتروني.
منهجيات التدريب المتبعة
- محاكاة مواقف تنفيذية واقعية.
- ورش عمل على Word وExcel وOutlook.
- تمارين تنسيق مراسلات ومحاضر.
- مهام فردية وجماعية في تنظيم المواعيد والاجتماعات.
- تقييم الأداء المهني في مواقف السكرتارية المختلفة.
- محاضرات تعريفية بمفاهيم السكرتارية الحديثة.
- عروض تقديمية ونماذج من بيئات عمل حقيقية.
- مناقشات مفتوحة حول التحديات اليومية في العمل التنفيذي.
- مراجعة لأفضل الممارسات العالمية.
سجل اهتمامك الأن لمعرفة المزيد وكن من رواد المستقبل
املئ النموذج لطلب الاتصال و سنقوم بالتواصل معك في أقرب وقت كما يمكنك التواصل عبر واتس أب أو بالاتصال لأي استفسارات